Das Adressbuch

Das Adressbuch speichert unter anderem die Kontaktdaten von
Ärzten und
Krankenkassen.

Die wichtigste Funktion des Adressbuches ist die Organisation der zuweisenden Ärzte. Das Adressbuch steht in einer Praxisgemeinschaft allen Kolleginnen zur Verfügung.

Die Adressen von Ärzten und Patienten können in eine Excel-Datei exportiert werden, um damit einen Serienbrief zu erstellen.

Zu den vorhandenen Gruppen können jederzeit neue Gruppen hinzugefügt werden oder die Adressen in andere Gruppen verschoben werden.

Outlook-Kontakte können per Drag&Drop oder durch Kopieren und Einfügen übernommen werden.

Einsatz in der Praxis

Einzelplatz

Ganz klassisch: Eine Therapeutin als einzelner Benutzer mit einem PC, Apple, Laptop oder Tablet. Nach der Installation befindet sich das Programm genau in diesem Zustand.
Der erste Benutzer ist im Programm als Administrator angelegt. Er hat besondere Rechte, zB kann er eine Praxisgemeinschaft mit Kolleginnen einrichten.
Mehrplatz

Eins, zwei, ..viele! Das sind mehrere Einzelplätze auf nicht mit einander verbundenen Computern.
Die PCs können sich an unterschiedlichen Orten befinden, zB zu Hause und in der Praxis. Die Daten kommen immer mit der Therapeutin mit, auf externer Festplatte, USB-Stick, SDCard, ...
Einzelplatz - Praxisgemeinschaft
Ein Computer - Und schon eine Praxisgemeinschaft! Das kann auf zwei Arten erreicht werden:
- Im Programm die Therapeuten einrichten:
  Zusammenarbeit ist möglich bei Adressdaten, Patientenstamm und Terminkalender;
  Jede Therapeutin meldet sich mit ihrem Benutzer/Passwort an. Das ist gleichzeitig nebeneinander möglich. Das Programm des Kollegen muss nicht geschlossen werden, wenn sich die Kollegin anmelden will. Dennoch wird's eng werden zugleich auf derselben Tastatur... ;-)
- Im Windows die Benutzer einrichten:
  Jeder Therapeut hat seinen eigenen Arbeitsbereich. Die Daten sind vollkommen voneinander getrennt.
Hinweis: Mit "Benutzer" sind letztlich immer Therapeutinnen gemeint! Sie müssen sich, um das Programm im vollen Umfang nutzen zu können, im Verein registrieren. Mit einer Ausnahme: Die Sekretärin kann ohne Registrierung im Programm als Benutzer angelegt werden. Sie hat allerdings auch eingeschränkte Rechte im System.
Netzwerk - Praxisgemeinschaft

Networking total! Mehrere Einzelplätze arbeiten in einem lokalen Netzwerk (LAN, WLAN) zusammen. Die Daten sind lokal im Netzwerk gespeichert.
Ein verkabeltes Netz (LAN) ist einem Funknetz (WLAN) aus Gründen technischer Sicherheit vorzuziehen.

Eine gängige Variante: Die Sekretärin arbeitet in der Anmeldung am Terminkalender und die Therapeutinnen in ihren Therapieräumen.

Solche Netzwerke einzurichten, kann komplex werden. Wende dich bitte schon in der Planungsphase an unseren Support.

Hinweis: Jede der teilnehmenden Therapeutinnen muss sich, um das Programm in vollem Umfang nutzen zu können, einzeln im Verein registrieren. Sie haben daher auch einzeln ihren jährlich individuellen Mitgliedsbeitrag zu bezahlen. Der Verein sieht keine Mitgliedschaft von Praxisgemeinschaften als Ganzes vor.

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Was brauchst du, um zu starten?

Hardware:: Windows-PC, Tablet; (Nicht Surface-Tablets mit Windows RT!); Apple iMac, MacBook, Mac mini etc. mit Boot Camp
Netzwerk:: LAN, WLAN bei mehreren Arbeitsplätzen
Betriebssystem:: Windows ab Windows 7
Software:: keine weitere Software nötig.
Internet:: nicht zwingend nötig. Die Daten werden lokal gespeichert.

Wie kommst du zu unserer Praxissoftware?

1.: Download des Setups
2.: Gewöhnlich startet die Installation nach dem Download automatisch;
wenn nicht, dann suche im Download-Ordner nach einer "SetupATS.exe".
3.: Erststart mit Einrichten der Anwendung
4.: Das Programm mit max 5 Patienten testen; für das Testen ist keine Registrierung nötig.
5.: Die Registrierung erfolgt online. Schicke uns dazu einen Registrierantrag über das Menü "Hilfe" >> "Registrierung".
Deine Registrierung muss persönlich durch unseren Support bestätigt werden.

Boot Camp für Apple

Unsere Software braucht zwar ein Windows-System als Grundlage, dennoch verwenden viele unsere Software problemlos auf einem Apple. Der Schlüssel dazu ist entweder Virtualisierung oder ein Dualboot-System.
Wir empfehlen Boot Camp:
-> kostenlos (bis auf Windows-Lizenz)
-> maximale Windows-Kompatibilität
-> beste Performance

Bei jedem Starten kann man sich dann bequem zwischen (Mac) OS X und Windows entscheiden.

Seit Mac OS X Leopard (2007) ist Boot Camp Teil des Betriebssystems. Es gibt sehr gute Video-Anleitungen zur Windows-Installation auf einem Mac mittels Boot Camp:

Installation ohne DVD-Laufwerk:

YouTube Video: Windows 10 Installation auf iMac, MacBook Air usw. mit Boot Camp, ohne CD / DVD, Tutorial

Installation mit DVD-Laufwerk:

YouTube Video: Anleitung: Windows auf Apple iMac, MacBook Air, Mac mini ohne CD installieren - mit Boot Camp

Beachte bitte, dass für Boot Camp immer ein 64bit-Windows benötigt wird.

Die Abrechnungssoftware

Das Kassa- und Fahrtenbuch ist eine übersichtliche Darstellung aller
        Einnahmen
        Ausgaben
        Fahrten und
        des Gewinns
zusammengefasst nach Jahr und Monat im Sinne einer Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung.

Wichtiger Hinweis:
Unsere EA-Rechnung ist auf den Therapiesektor hin optimiert. Das macht sie einfach und effizient, schränkt sie andererseits bewusst ein: Gewerbliche, umsatzsteuerpflichtige Umsätze können nicht erfasst werden.

Einnahmen

Das kann sich sehen lassen! Ansprechende Honorarnoten-Vorlagen mit deinem Briefkopf

Auch das Formale wurde bedacht: Die Vorlagen genügen den Anforderungen der diversen Krankenkassen in den Bundesländern.
Unsere Praxissoftware ist vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger zertifiziert und kann mit allen Kassen in Österreich direkt abrechnen. Mit der Vertragskassen-Abrechnung haben wir über 10 Jahre Erfahrung und wir kennen mittlerweile die Eigenheiten der einzelnen Kassen und Bundesländer sehr gut.
Wir brauchen Überblick und auch das Detail: Es gibt die Möglichkeit für Einnahmen, Ausgaben und Fahrten Journale zu erstellen, abzuspeichern oder zu exportieren.

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Ausgaben und Fahrten

Buche deine Ausgaben nach frei definierbaren Konten. Das Programm errechnet die Summen nach Konten, Jahr und Monat und stellt sie in einer übersichtlichen Tabelle dar.
Führe dein Fahrtenbuch mit unserem Programm. Wiederkehrende Routen erkennt das Programm automatisch. Sie müssen nur ein Mal erfasst werden.
Bei einem Hausbesuch wird im Hintergrund automatisch das Fahrtenbuch geführt und das Kilometergeld als Betriebsausgabe gebucht.
Wir brauchen Überblick und auch das Detail: Es gibt die Möglichkeit für Einnahmen, Ausgaben und Fahrten Journale zu erstellen, abzuspeichern oder zu exportieren.

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Unsere Software ist eine Registrierkasse!

Detaillierte Informationen bietet unser HelpDesk.

Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV: BGBl. II Nr. 210/2016) bestimmt, dass bei Bareinnahmen signierte Belege/Honorarnoten zu erteilen sind (Registrierkassenpflicht).
Informationsseite des BM für Finanzen: https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/Registrierkassen.html

Wann brauchst du (k)eine Registrierkasse?

Wer braucht eine Registrierkasse?

Wir garantieren:

Unsere Software ist eine Registrierkasse.
Damit sie RKSV-konform wird,
braucht sie nur noch eine SEE (Signaturerstellungseinheit).

Wir sind Partner von A-Trust und konfigurieren die SEE mit Zertifikaten von A-Trust.
Diese SEE kostet für 5 Jahre einmalig € 144,- (inkl. Ust.). Das Zertifikat gilt 5 Jahre; dann muss es erneuert werden.
Deine Registrierkasse muss in Finanz Online angemeldet werden. Dazu gibt es eine detailreiche und bewährte Schritt für Schritt Anleitung und einen Programm-Assistenten. Unser kostenloser Support wird dich ebenfalls beraten.
Unsere Registrierkasse ist hundertfach im täglichen Einsatz.
Die Lösung der ARGE THERAPIE SOFTWARE: rksv-arge-therapie-software.pdf

Im Alltag bemerkst du von unserer Registrierkasse kaum etwas, denn sie ist nicht irgendein "Modul", das wie ein Rucksack dranhängt, sondern integriert sich nahtlos in die Abrechnung. Es werden bloß ein paar Daten mehr auf die Teil- oder Gesamtrechnung aufgedruckt, unter anderem ein "hübscher" QR-Code (https://de.wikipedia.org/wiki/QR-Code).

Automatische Einreichung der Honorarnoten mit WAHonline

WAHonline war 2015 ein Pilotprojekt der OÖ ÖGK zur digitalen Übermittlung beglichener privater Honorarnoten inklusive des Überweisungsschein an die ÖGK mit Hilfe eines definierten Datensatzes. Die Übermittlung wird durch die Therapeutin durchgeführt und ist kostenlos. Der Patient erspart sich den Weg des „Einreichens bei der Kassen-Außenstelle“. Mittlerweile ist WAHonline in vielen Praxen im Einsatz, die Kollegen haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht und möchten es nicht mehr missen.

Dieses Service ist seit 2016 auch für Versicherte der ÖGK Kärnten, Burgenland und Salzburg verfügbar. Weitere Kassen haben ihr Interesse bekundet.
Wir glauben, dass sich die digitale Direktzustellung der Honorarnoten früher oder später in ganz Österreich etablieren wird.

Der Ablauf ist nun Folgender:

Der Therapeut vereinbart mit dem Patienten, dass seine HN inklusive der Verordnung direkt geschickt werden. Er muss nur noch die Refundierung abwarten.
Am Besten wird der Überweisungsschein direkt im Patientenbuch eingescannt. So steht er dann einfach für die Übermittlung zur Verfügung. Da das Scannen sehr häufig zur Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationspflicht ohnedies schon durchgeführt wird, ist das eigentlich nicht als Mehraufwand zu zählen.
Nachdem die HN bezahlt ausgestellt oder in den Offenen Posten als bezahlt eingebucht wurden, scheint sie automatisch in unserer WAHonline-Anwendung auf.
Im Normalfall muss nur noch die entsprechende (bewilligte) Überweisung (der Scan) angehängt werden und schon kann alles per Knopfdruck an die jeweilige Kasse geschickt werden. In 1 Minute sollte sich das locker erledigen lassen.
Die GKK bearbeitet die Sendung automatisch und bevorzugt innerhalb weniger Arbeitstagen, wie wir gehört haben. Die Patientin hat also sehr schnell ihre Rückerstattung am Konto.

Zur Übertragung muss eine eigene ELDA-Software verwendet werden. Auch sie ist kostenlos.
Allerdings ist zur Konfiguration der ELDA-Software eine digitale Unterschrift (Bürgerkarte oder Handy- Signatur) nötig.

Bitte kontaktiere bei Interesse unseren Support. Wir helfen dir gerne, die formalen Schritte im Vorfeld zu erledigen (insbesondere Handy-Signatur und ELDA-Software).

Der Terminplaner

Unser Terminkalender ist speziell für die Bedürfnisse der Therapiepraxis geschaffen:
        mit Termin-Serien für Patienten
        für Praxisgemeinschaften und
        im Netzwerk (LAN, WLAN) einsetzbar.

Unbegrenzte Möglichkeiten! Beliebig viele Therapeuten, beliebig viele Räume.

Jedem Therapeut und jedem Raum kann ein eigenes Zeitmodell zugewiesen werden. Wird ein Termin außerhalb des Zeitmodells eingefügt, wirst du darauf unmittelbar hingewiesen.
Zwei Patienten zur gleichen Zeit im Warteraum? Zwei Patienten beim gleichen Therapeuten? Zwei Therapeutinnen im gleichen Raum? Mit unserem Terminkalender unmöglich. Solche und ähnliche Fälle verhindert unser Terminkalender zuverlässig.
Du siehst bereits beim Erstellen oder Verschieben eines Termins, ob dieser Termin in diesem Zeitfenster möglich ist und wenn nicht, weshalb nicht.
Übersichtliche Listen:
Mit einem Mausklick siehst du alle Termine eines Patienten aufgelistet, wohlgeordnet nach Serien.
Diese Listen können ausgedruckt werden.
Mit Patienten vereinbarte Termine können ausgedruckt werden. Dafür gibt es Vorlagen. Die Daten des Patienten sind schon ausgefüllt.
Nie wieder eine Aufgabe vergessen!
Der Terminkalender erinnert dich an Termine und Tasks.

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Im Mittelpunkt: Die therapeutische Arbeit.

Das Patientenbuch ist eine übersichtliche Zusammenfassung
        der Personendaten
        der Behandlungsserien mit den Leistungen
        der Dokumente und
        der Berichte.

Unser Designziel ist:
        Überblick mit einem Blick
        umfassend dokumentieren können
        effiziente Leistungsvergabe quasi nebenher

Das Wichtige steht im Mittelpunkt und das Notwendige erledigt sich bequem nebenher.

Überblick mit einem Blick durch:
+ eine Warteliste für alle Patienten eines Arbeitstages und durch
+ Bereitstellen aller Behandlungsserien des jeweiligen Patienten

Sicherheit durch Einhaltung der DSGVO.

Dokumentation

Die Befund-Schemen können leicht an die unterschiedlichen Therapie-Konzepte und individuelle Vorlieben angepasst oder erweitert werden: Dazu gibt es einen eigenen Designer.
Bei Bedarf kann in jeder einzelnen Behandlungsserie mit einem speziellen Schema dokumentiert werden.
Zeichne und beschrifte Beschwerdebilder in jeder Behandlungsserie mit unterschiedlichen Stiften und Farben.
Therapieberichte, Ansuchen um Kostenzuschuss, Terminbestätigung, .. Wir bieten viele Vorlagen, um ansprechende Dokumente zu drucken.
Wenn du eine Vorlage ändern oder neu erstellen möchtest, dann verwende den Vorlagen-Designer.

Du hast dir ein eigenes Word-Formular zurecht gelegt? Kein Problem mit unserer Word-Schnittstelle.
Den Verlauf notieren und die erbrachten Leistungen eingeben: Nützliches und Notwendiges verbindet sich in einem Arbeitsgang.
Alle Dokumente und Schriftstücke des Patienten immer schnell zur Hand.

Verordnungsscheine und Befunde einscannen, medizinische Bilder importieren, Word-Berichte ablegen: Alles das kann die Dokumenten-Verwaltung!

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Erfassen der Leistungen

Unsere Praxissoftware bietet zwei alternative Arbeitsweisen:
1. Die tägliche Erfassung der erbrachten Leistungen oder
2. die einmalige Eingabe aller Leistungen eines Scheines.

Die tägliche Erfassung geschieht automatisch mit der täglichen Behandlungsdokumentation.
Mit Tastatur-Shortcuts braucht es nur einige Sekunden, und schon ist die Leistung dokumentiert.
Eine andere Arbeitsweise ist, alle Leistungen eines Scheines in einem Zug einzugeben und anschließend sofort abzurechnen. Dazu gibt es Shortcuts, die ständig wiederkehrende Routinen vermeiden helfen.
In einer flotten Minute ist die Honorarnote fertig.
Bei einem Hausbesuch wird im Hintergrund automatisch das Fahrtenbuch geführt und das Kilometergeld als Betriebsausgabe gebucht.

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Die Leistungserfassung und Abrechnung erledigt der Sekretär und du die Therapie: Diese Arbeitsteilung ermöglicht ein eigener Sekretärinnen-Modus unseres Programms.

Zu jeder Serie kann eine Honorarnote gelegt werden oder sie ist bei vorhandenem Kassenvertrag Bestandteil der nächsten Kassenabrechnung. Unsere Praxissoftware ist vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger zertifiziert und kann mit allen Kassen in Österreich direkt abrechnen. Mehr dazu in: Abrechnung in der Therapiepraxis.

Statistik

Das Programm bietet viele Statistiken. Einige Beispiele dazu:

Eine wichtige Information zur Planung der Praxis: Welche Ärzte überweisen meine Patienten?
Wie sieht die Alterspyramide und das Durchschnittsalter meiner Patienten aus?

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