FAQ gesammelt als Pdf downloaden: faq-rksv.pdf

Ich verwende eine andere Registrierkasse: Kann ich mit dieser Kasse bei eurem Programm weitermachen?

• Ja und Nein.
  • Ja, unsere Software und eine andere Registrierkasse können natürlich parallel verwendet werden. Du kannst zB in unserer App die Honorarnote erstellen und anschließend in einem anderen Registrierkassen-System den Beleg-Bon.
  • Nein, gemäß Verordnung darf das Registrierkassenprotokoll einer fremden Registrierkasse nicht in unsere Registrierkasse importiert werden. Wenn du also unsere Software auch als Registrierkasse verwenden willst, muss bei uns eine neue Registrierkasse angemeldet werden.
• Achtung: Der selbe Barzahlungsvorgang darf nur einmal in einer Registrierkasse (egal welche!) erfasst werden!
• Bei einem Wechsel muss nicht zuerst die eine Registrierkasse abgemeldet werden, um eine andere anzumelden. Mehrere Registrierkassen dürfen parallel verwendet werden.

• Nein.
  Wir bieten gezielt nur für den laut § 6 Abs. 1 Z 19 des UStG umsatzsteuerfreien Therapiesektor mit 0% Ust-Satz an.
• Bei gewerblicher Tätigkeit (zB als Gewerbliche Heilmasseurin oder bei Supervision in der Psychotherapie) kann unsere Registrierkasse nur unter der Bedingung der Kleinunternehmer-Regelung verwendet werden.

• Alle Daten der Registrierkasse werden im einheitlichen Daten-Ordner unserer Apps gespeichert. Sie kommen bei einer Übersiedlung auf ein anderes Gerät automatisch mit. Du musst dich um die Registrierkase nicht extra kümmern.

Das Online-Zertifikat ist laut A-Trust Geschäftsbedingungen nur 5 Jahre gültig; es muss vor Ablauf rechtzeitig erneuert werden. Das Chipkarten-Zertifikat ist, vorbehaltlich rechtlicher Änderungen, unbegrenzt gültig.

1. Das neue Zertifikat kann mit einem Bestell-Formular direkt in unserer Software unter Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung bestellt werden.
2. Nach Begleichung der Zertifikat-Kosten von € 144,- (inkl. 20% Ust) wird dir dein Zertifikat per E-Mail zugestellt.
3. Mit diesen Unterlagen kannst du die neue SEE aktivieren. Ein Assistent der App hilft dir dabei.
4. Die neue SEE muss durch dich oder durch deinen steuerlichen Vertreter manuell in FinanzOnline angemeldet werden. In FinanzOnline wird die SEE als „Sigelerstellungseinheit“ bezeichnet. Auch dabei hilft der Assistent.
5. Fertig! Es muss kein Extra-Beleg („Nullbeleg“) erstellt werden; kann man aber als Funktionsprüfung machen.
   1. Alle Barrechnungen werden ab sofort mit dem neuen Zertifikat signiert.

Wichtig bei der Pflicht zur Belegerteilung ist, dass dies „zeitnah“ - wie die Verordnung sagt - erfolgt. Zeitnah meint, dass der Kunde unmittelbar und ohne Verzögerung nach dem Barzahlungsvorgang über den Beleg verfügen kann.
Es kommt daher nicht auf die Form an. Sowohl die Papierform als auch (zusätzlich oder alternativ) die digitale Form sind erlaubt.

Letztlich ergeben sich drei Möglichkeiten mit unserer Registrierkasse:

1. Ausdruck auf Bondrucker
2. Ausdruck auf A4-Papier

• und ergänzend oder alternativ zu 1. und 2.: Versand per E-Mail

• Anforderungen an den Bondrucker
  • Der Bondrucker muss als Windows Drucker installierbar sein.
  • Die Papierrollenbreite muss 80 mm betragen.
• Zum Aktivieren verwende Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung und dort den Button Bondrucker.

• Nein, nicht mit neu auszustellenden Chipkarten
  • Ursprünglich haben wir Chipkarten-Zertifikate unterstützt.
  • Mittlerweile hat sich die Chipkarten-Schnittstelle unseres Anbieters geändert, bzw hat der Anbieter die Aktivierung der ursprünglichen Chipkarten zurückgezogen. Das ist eine betriebliche Entscheidung des Anbieters; sie wäre rechtlich nicht nötig. Es liegt also nicht an uns sondern am Geschäftsmodell des Anbieters. Aufgrund der ohnedies extrem geringen Chipkarten-Zertifikat Nachfrage (0,6 % Chipkarten Anteil an all unseren RKSV Zertifikaten), sehen wir keinen Grund, diese Schnittstelle abermals zu aktualisieren.
• Ja, bei bisherigen Chipkarten bleibt alles wie es ist.
  • Alle jene Kolleginnen, welche eine Chipkarte seit Langem im Einsatz haben, können diese weiterhin verwenden.
  • Sollte die Chipkarten-Hardware allerdings kaputt gehen, müsste auf das Online Zertifikat umgestiegen werden. Wir unterstützen die neuen Chipkarten unseres Anbieters nicht mehr.
  • Da das Chipkarten-Zertifikat rein rechtlich gesehen - Und nur das zählt hier eigentlich! - auch über die 5-Jahres Benutzungsfrist unseres Anbieters hinaus verwendet werden darf, spricht nichts dagegen, mit dem alten Chip weiter zu arbeiten.

• Laut gängiger Praxis müssen diese Belege bei Bedarf ausdruckbar sein; sie müssen also nicht zwingend bei Erstellung ausgedruckt werden.
• Starte mit Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung und dort mit dem Button DEP-Ordner öffnen.
  • Der Datei-Explorer öffnet sich. Gehe in den übergeordneten Ordner: Dort befinden sich die gesuchten Belege als Pdf-Dateien.

• Starte mit Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung und dort mit dem Button DEP-Ordner öffnen.
  • Der Datei-Explorer öffnet sich. In diesem Ordner befinden sich alle Exporte in 2 Versionen: Ein nur technisch lesbares Format (JSON) bzw eine menschlich lesbare Pdf-Datei des Protokolls.

Solltest du keinen Zugang zu unserer Software mehr haben, dann kann der Daten-Ordner unserer Software manuell durchsucht werden:
Wähle bitte diesen Pfad: ARGEPHYSIO\User1\RegKasse\#NameDeinerKasse#\DEP

• Es ist keine manuelle Sicherung notwendig. Unsere Software sichert das Protokoll automatisch im Hintergrund zum richtigen Zeitpunkt im Daten-Ordner, siehe FAQ oberhalb.
  • In diesem Zusammenhang ist dem Gesetzgeber besonders wichtig, dass die Protokolle für den Zeitraum von mindestens 7 Jahren nicht verloren gehen. Das wird durch unser automatisches Backup des Daten-Ordners gewährleistet, denn die exportierten Protokolle werden mitgesichert.
• Eine gesetztliche Notwendigkeit zur abermaligen Verschlüsselung des Protokolls besteht nicht.
• An sich fordert die RKSVO, dass die Protokoll-Exporte unveränderlich gespeichert werden müssen. „Unveränderlichkeit“ meint eine Nicht-Manipulierbarkeit (oder jedenfalls den Ausschluß einer unbemerkte Manipulationmöglichkeit) im Sinne der üblichen Grundaufzeichnungspflichten. Rechtlich völlig einwandfrei wäre das nur erreichbar durch die Sicherung der Protokolle bei einem dafür zertifizierten Dienste-Anbieter. Große Betriebe mit komplexen Strukturen werden diesen Weg wählen, wollen sie völlig erhaben über jeden Verdacht sein.
  • Im Rahmen des Einsatzgebietes in einer therapeutischen Praxis und mit deren technischen Möglichkeiten ist eine unbemerkbare Manipulationsmöglichkeit faktisch nicht gegeben. Durch die Verkettung der Protokolleinträge wäre ein enormer technischer Aufwand nötig, um das Protokoll unbemerkbar zu manipulieren. Uns ist keine Beanstandung seitens des BMF bekannt, wenn das Protokoll mit gängigen Backup-Methoden wie der unsrigen regelmäßig und verläßlich gesichert wurde.

• Die RKSV §8(3) sagt: „Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Bei der Prüfung des Jahresbeleges ist § 6 Abs. 4 sinngemäß anzuwenden.“
• Der Jahresbeleg kann also im alten Jahr erstellt werden, muss rechtlich gesehen aber nicht. Rechtlich verpflichtend ist vielmehr, dass dieser spezielle Nullbeleg den Zählerstand zu Jahresende enthält. Die Erstellung und Prüfung des Jahresbeleges hat bis 15. Februar jedenfalls zu erfolgen.
• Um mögliche Konfusionen mit „zu früh“ erstellten Jahresbelegen zu vermeiden, erlaubt unsere Software die Erstellung von Monatsbelegen (Jahresbelegen) prinzipiell nur nach Monatswechsel (Jahreswechsel).

• Nein, vielmehr der Jahresbeleg IST der Nullbeleg!
  Die RKSV selbst trägt bedauerlicherweise einiges zur Begriffsverwirrung um den ominösen Nullbeleg bei.

Ich hab den Startbeleg (Jahresbeleg) nicht ausgedruckt! Wie kann ich das nachholen?

1. Öffne über Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung
2. Drücke den Button „DEP-Ordner“
3. Wechsle im Datei Explorer auf den übergeordneten Ordner. Darin befindet sich ein entsprechendes Pdf.

Es wird kein QR-Code auf die Honorarnote gedruckt! Was kann die Ursache sein?

• Mögl. Ursache: Es ist keine Registrierkasse aktiviert und angemeldet.
  • Check: Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung
• Mögl. Ursache: Die Registrierkasse erfasst nur Bar-Rechnungen.
  • Folglich befindet sich auf Ziel/Zahlschein-Rechnungen kein Registrierkassen QR-Code.
• Mögl. Ursache: In der Druckvorschau wird noch kein QR-Code angezeigt.
  • Die Signierung wird nur im „Ernstfall“, sprich beim tatsächlichen Abrechnen (Drucken) ausgeführt.

Die Signatureinheit der Registrierkasse ist ausgefallen. Es wird ein entsprechender Hinweis auf dem Beleg (Honorarnote) ausgegeben.

• In der Zeit des Ausfalls dürfen für maximal 48 Stunden Bar-Rechnungen erstellt werden. Kann der Ausfall innerhalb dieser Zeit nicht behoben werden, muss er in Finanz Online gemeldet werden.
• Häufigster Fall für solch einen „Ausfall“ ist eine kurzzeitig fehlende Internet-Verbindung. Wie behebe ich diesen Ausfall?
  • Stelle zuerst sicher, dass eine Internet-Verbindung aktiv ist.
  • Entweder: Die nächste erfolgreich (!) signierte Barrechnung macht das automatisch im Hintergrund.
  • Oder: Öffne die Registrierkassenverwaltung und erstelle einen Nullbeleg.
  • Achtung! Das hat innerhalb von 48 Stunden seit dem letzten Ausfall zu geschehen.

Eine Kassenprüfung steht ins Haus! Was muss ich tun?

1. Ruhe bewahren. Unsere Registrierkasse wurde bereits mehrfach geprüft. Alle Prüfungen waren ok; es gab keine Beanstandungen.
2. Besorge dir einen neuen und leeren (!) USB-Stick.
3. Der Prüfer wird einen aktuellen Nullbeleg verlangen:
   1. Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung, Button Nullbeleg erstellen
   2. Du kannst vorab und jederzeit einen Nullbeleg erstellen, um das auszuprobieren.
4. Der Prüfer wird über einen bestimmten Zeitraum den Export des Kassenprotokolls verlangen - das berüchtigte DEP (Datenerfassungsprotokoll).
   1. Verwende den Button DEP exportieren und speichere das Protokoll auf dem USB-Stick.
5. Eventuell verlangt der Prüfer ein Finanzprotokoll E131 gemäß BAO §131:
   1. Verwende Menü Kassa » Finanzprotokoll exportieren und speichere den Export auf dem USB-Stick
6. Eventuell verlangt der Prüfer eine Beschreibung des Kassensystems E131 gemäß BAO §131:
   1. Verwende Menü Kassa » Beschreibung gem. BAO §131 und drucke das Pdf aus oder speichere es auf dem USB-Stick