Kommunikation und Zusammenarbeit

Immer in guter Verbindung mit unserer Softw@re

Das ARGE E-M@il Service

Service:

  • Unser Service ist zum bequemen Versenden von E-Mails konzipiert.
  • Aus verschiedenen Bereichen des Programmes heraus, können Nachrichten versendet werden. Zum Beispiel:
    • Die Honorarnote als Pdf an den Patienten,
    • eine Terminbestätigung oder Terminerinnerung,
    • Dokumente aus der Dokumentenverwaltung
    • oder einfach nur eine individuelle Nachricht.
  • Bedingungen:
    • Unser Service verwendet dazu deinen E-Mail-Provider. Das muss anfangs einmalig in den Einstellungen konfiguriert werden - und dann läuft es.
      • Dazu verwenden wir das sogenannte SMTP-Relay deines E-Mail Anbieters. Ein SMTP-Relay ist ein Dienst, der es dir ermöglicht, ohne Einstieg in die Webmail-Seite deines Hosts, eine E-Mail zu versenden.
      • Dein E-Mail Provider muß die DSGVO Bestimmungen bezüglich des Versands von Nachrichten aus einer Therapiepraxis einhalten können.
    • Der Empfang von E-Mails durch unser Service ist nicht möglich.
      • Wenn also jemand eine Antwort schreibt, muss diese Antwort im E-Mail Programm deines Providers gelesen werden.
    • Aus technischen Gründen legt unser Service keine Kopie des gesendeten E-Mails im „Gesendet“ Ordner deines E-Postfaches ab. Verwende statt dessen die BCC (Blind Carbon Copy).
    • Unser E-Mail Service erstellt kein Protokoll der Sendevorgänge.

Vorteile:

  • Zum Versenden braucht es kein zusätzliches Login in ein externes E-Mail Programm.
  • Du kannst bei deiner gewohnten E-Mail Umgebung bleiben; keine Umstellung.
  • Große Auswahl!
    • Es stehen E-Mail Anbieter mit Sitz in Europa zur Verfügung, welche den Datenschutz auf ihre Fahnen geschrieben haben.
    • Du könntest auch den Webmail Zugang deines Webhosters verwenden.
    • Die Big Player im Internet bieten oft kostenlos Webmail Zugänge; bezüglich Datenschutz hätten wir bei deren Verwendung allerdings Bedenken…


Das ARGE SMS Service

SMS Service:

  • Unsere Software kann SMS versenden.
  • Aus verschiedenen Bereichen des Programmes heraus können SMS-Nachrichten versendet werden:
    • Terminbestätigung oder Terminerinnerung (vorab eines bevorstehenden Termins),
    • einzelne SMS an einen Patienten,
    • individuelle Nachrichten an eine beliebige Handy Nummer.
  • Bedingungen:
    • Unser Service verwendet dazu einen externen SMS-Gateway.
      Wir sind Kooperationspartner von www.firmensms.at.
      Unsere Software versendet das SMS also nicht direkt, sondern übergibt deine SMS an firmensms.at. Der tatsächliche Versand der SMS erfolgt von firmensms.at.
    • Das Service muss anfangs einmalig in den Einstellungen konfiguriert werden - und dann läuft es; siehe FAQ unterhalb.
    • Der Empfang von SMS-Nachrichten durch unser Service ist nicht möglich.
    • firmensms.at legt automatisch ein Protokoll der Sendevorgänge an. Das Protokoll kann über deren Webseite abgerufen werden.

Vorteile:

  • Wir haben durch die Kooperation mit firmensms ein besonders günstiges Angebot. Bedingung ist allerdings die Bestellung des SMS Kontingentes über unsere spezielle Bestellseite: arge.firmensms.at


ARGE Online Kalender

Unser Online Kalender ist bereits seit zwei Monaten in einem Dutzend Praxen im produktiven Einsatz.

Siehe dazu unseren Newsletter: ARGE Online Kalender

Woran wir zur Zeit arbeiten:

  • Wir arbeiten das sehr gute Feedback aus den Praxen ein.
  • Wir implementieren gerade die SMS-Schnittstelle.


FAQ E-Mail: Alle Fragen. Alle Antworten! :-)

Ich möchte das ARGE E-M@il Service starten, wie geht das?

Einstellungen:

  1. Wähle deinen E-Mail Provider aus. Die Liste im FAQ hilft dir dabei.
  2. Erfasse unter Menü Bücher » Betriebsbuch » Einstellungen » E-Mail folgende Daten:
    1. SMTP-Server Namen und SMTP-Port Nummer (Populäre Anbieter können aus Vorlagen gewählt werden)
    2. Deine E-Mail Adresse unter der du sendest
    3. Meistens ist der Benutzernamen identisch mit der E-Mail Adresse. Wenn du dich anstelle der E-Mail Adresse mit einem Benutzernamen anmelden mußt, dann gibt diesen ein.
    4. Das Passwort kann aus Sicherheitsgründen nicht dauerhaft in unserer Software hinterlegt werden! Das hat zur Konsequenz, dass du beim ersten Sendevorgang das Passwort deines E-Mail Postfaches eingeben musst. Unsere Software „merkt“ sich dann das Passwort bis zum Beenden. Bei der nächsten Sitzung wiederholt sich das Spiel.
    5. In einzelnen Fällen ist das Passwort ein spezielles App-Passwort eigens für den SMTP Zugriff (und nicht jenes des Postfaches). Das ist zB bei ProtonMail, bei Google oder Yahoo der Fall. Du must dir das App-Passwort bei diesen Anbietern zuvor erst besorgen; siehe FAQ unten.
    6. BCC (Blind Carbon Copy): Sendet eine Kopie der E-Mail an diese Adresse. Der Adressat bemerkt davon nichts (ist eben „blind“). Für dich ist das Gelegenheit, ein Archiv aller gesendeten Nachrichten anzulegen, denn unsere Software selber speichert nicht ab, wer und wann etwas an wen gesendet hat.
  3. Sende eine Test E-Mail. Der Test wird an deine Adresse gesendet. Prüfe, ob sie angekommen ist.
  4. Fertig & sofort verwendbar!

Verwendung:

  1. Du hast von vielen Stellen im Programm direkt und bequem Zugriff auf das E-Mail System » Siehe eigenen FAQ unten!
    1. Patientenbuch: Erstelle eine individuelle Nachricht - mit oder ohne Attachment
    2. Honorarnoten: Erstellen und auch gleich als Pdf versenden
    3. Dokumentenverwaltung: Jedes Dokument kann verschickt werden. Für Word Dokumente wird angeboten, eine Kopie als Pdf zu versenden.
    4. Online Kalender: (Gerade in Arbeit)
  2. Sofern du eine BCC eingerichtet hast, hast du auch später jederzeit Zugriff auf deine versendeten E-Mails.
    1. Beim Versand von bar bezahlten Honoraren ist diese BCC in finanzrechtlichen Streitfällen der Nachweis der erfüllten Belegerteilungspflicht. Den Papier- oder Bonausdruck kann man sich dadurch sparen.


Welche E-Mail Provider kann ich verwenden?

Die nachfolgende Liste zeigt die SMTP-Postausgangsserver Adressen einiger populärer E-Mail Provider.1)

Anbieter SMTP-Server SMTP-Port Besonderheiten
www.proton.me smtp.protonmail.ch 587 Proton Mail ist der Klassiker unter den verschlüsselten E-Mail Postfächern! Es muss ein eigenes App-Passwort für den SMTP Zugriff generiert werden, siehe Anleitung.
www.posteo.de posteo.de 587 oder 465 Postfach ebenfalls privat verschlüsselbar Siehe Krypto Mailbox
www.mailfence.com smtp.mailfence.com 465 Anbieter aus Belgien mit guten Datenschutzeinstellungen und flottem Support
www.mailbox.org smtp.mailbox.org 587 oder 465 Postfach-Verschlüsselung und Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar
www.gmx.net mail.gmx.net 587 oder 465 Der Versand über SMTP muss ausdrücklich erlaubt werden unter „POP3/IMAP Abruf“.
www.web.de smtp.web.de 587 Der Versand über SMTP muss ausdrücklich erlaubt werden unter „POP3/IMAP Abruf“.
hotmail smtp-mail.outlook.com 587 Der Hotmail Dienst ist mittlerweile von Outlook.com abgelöst worden. Es muss dessen Dienst verwendet werden.
www.yahoo.com smtp.mail.yahoo.com 465 oder 587 „Yahoo! Direkt“ Account mit aktivierter 2-Faktor-Authentifizierung und zusätzlichem App-Passwort nötig
www.world4you.com smtp.world4you.com 587 Beispiel für einen österreichischen Webhoster
www.drei.at smtp.drei.at 465
www.a1.net securemail.a1.net 587
www.telekom.de securesmtp.t-online.de 465 oder 587
www.outlook.com smtp-mail.outlook.com 587 Microsoft-Konto nötig
www.office365.com smtp.office365.com 587 Microsoft Office Konto nötig (Nicht von uns getestet.)
www.apple.com smtp.mail.me.com 587 Verwende das App-spezifische Passwort, das du beim Einrichten des Posteingangsservers erstellt hast. (Nicht von uns getestet.)
www.google.com smtp.gmail.com 587 Google-Account mit aktivierter 2-Faktor-Authentifizierung und zusätzlichem App-Passwort nötig
Hinweise zur Verwendung obiger Tabelle
  • Die SMTP Postausgangsserver Daten müssen in unserem E-Mail Service bei der Aktivierung eingegeben werden.
  • Wenn kein SMTP-Port angegeben ist: Auf den Hilfeseiten der jeweiligen Provider ist manchmal nur von POP3 und IMAP die Rede. In diesem Fall sind die SMTP Postausgangsserver Einstellungen identisch mit jenen von POP3.
  • Gewöhnlich ist der Port 465 mit SSL (TLS) verschlüsselt und der Port 587 mit STARTTLS. Du must dich um die Art der Verschlüsselung nicht sorgen, denn unsere Software checkt das automatisch! Gib einfach nur die Port Nummer an.
  • Weitere Anbieter sind im Internet leicht zu finden: https://www.startpage.com/sp/search?query=liste smtp server
Troubleshooting
  • Anti-Viren-Software: Stelle sicher, dass deine AV-Software das Senden nicht blockiert.
  • Router: Es soll auch vorkommen, dass manche Router das Versenden von E-Mails an gewisse Relays unterdrücken; siehe diesen Bericht.
  • Chello: Der Mail-Versand funktioniert nur, wenn die Internetverbindung über Chello (UPC-Telekabel) hergestellt wird.
  • Google Mail: Blockt immer wieder mal den Versand über „unsichere Geräte und Apps“; siehe eigene FAQ unterhalb.


Mein E-Mail Provider ist nicht in der Liste. Was soll ich tun?

Du brauchst den SMTP-Server Namen und die SMTP-Port Nummer (Postausgangsserver) deines E-Mail Providers oder Webhosts.

Du kannst


Wie ist das mit dem Datenschutz?

Beim Versenden einer E-Mail im Rahmen des Therapiepraxisalltages besteht die Pflicht, die Daten des Patienten zu schützen.

Beispiel:
Werden auf der Honorarnote die Sozialversicherungsnummer oder gar die Diagnose angeführt, handelt es sich laut DSGVO um sensible Daten, die besonders schützenswürdig sind. Der Versand dieser Honorarnote über einen unverschlüsselten E-Mail Provider ist eine glatte Datenschutzverletzung.

Anforderungen:

  • Die verschlüsselte Übertragung (SSL, TLS oder STARTTLS) ist gut, jedoch längst nicht ausreichend.
  • Dein E-Mail Provider muss entweder Postfach-Verschlüsselung anbieten und/oder einen Auftragsverarbeitungsvertrag, welcher sensible Daten nicht ausschließt! Hintergrund dieser Pflicht ist, dass auf den Servern der E-Mail Anbieter eine Kopie deines E-Mails über den eigentlichen Sendevorgang hinaus zumindest für eine Zeit lang gespeichert wird.
  • Alternativ könnte man die Nachricht selber verschlüsseln, zB mit PGP. Hierbei müsste man mit jedem Patienten einen eigenen Schlüssel austauschen. Eine weitere Alternative wären SecureEmail-Systeme mit direkter Verteilung zwischen Absender und Adressat, wie zB bei www.secmail.com. - All das ist in der Praxis allerdings sehr aufwändig.

Lösung:

  • Verwende einen E-Mail Provider oder einen Cloud-Dienst welcher eine Verschlüsselung des Postfaches unterstützt, sodass dein E-Mail Anbieter nicht in dein Postfach reinschauen kann. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag dazu unterzeichnen - und die Sache ist perfekt!
  • Verwende E-Mail Provider die zumindest einen Auftragsverarbeitungsvertrag auch für das Versenden von sensiblen Daten anbieten.
  • Verwende die Messaging App Signal zum Zustellen von Dokumenten mit sensiblem Inhalt.
  • Verwende alle anderen E-Mail Anbieter ohne Postfachverschlüsselung und/ohne Auftragsverarbeitungsvertrag nur für Nachrichten mit nicht-sensiblem Inhalt.


Wie und wo verwende ich das E-Mail Service?

  • Honorarnote
    1. Erstelle die Honorarnote wie gewohnt (mit oder ohne Drucken).
    2. Verwende rechts den Button Senden
    3. Eine Vorschau der E-Mail wird angezeigt. Die Honorarnote ist als Pdf angefügt. Du kannst noch Text ergänzen und dann die E-Mail senden.
  • Teilzahlung
    1. Bediene zuerst und einmalig diese Option:

      Lege also fest, ob du die Teilzahlung beim Erstellen drucken und / oder auch automatisch versenden möchtest.
    2. Erstelle die Teilzahlung wie gewohnt.
    3. Eine Vorschau der E-Mail wird angezeigt. Die Teilzahlung ist als Pdf angefügt. Du kannst weiteren Text ergänzen und dann die E-Mail senden.
  • Dokumentenverwaltung
    1. Wähle die zu sendende Datei links im Verzeichnis.
    2. Drücke oben auf das @ Symbol:
    3. Eine Vorschau der E-Mail wird angezeigt. Die Datei wurde angefügt. Du kannst weitere Dateien anfügen, weiteren Text ergänzen und dann die E-Mail senden.
  • Patientenbuch
    1. Erfasse zuerst und einmalig für den Patienten eine E-Mail Adresse.
    2. Drücke oben auf das @ Symbol:
    3. Eine Vorschau der E-Mail wird angezeigt. Optional können auch Dateien angefügt werden. Du kannst auch den Text ergänzen und dann die E-Mail senden.


Meine E-Mails landen beim Empfänger häufig im Spam. Was soll ich tun?

Immer mehr E-Mail Anbieter verschärfen ihre Spamregeln. Um das Risiko zu minimieren, dass deine Rechnungen und anderen Dokumente bei deinen Empfängern im Spam-Ordner landen oder erst gar nicht zugestellt werden, ergreife bitte folgende Maßnahmen:

  • Verwende einen bekannten E-Mail Provider und keinen No-Name.
  • Sende deine E-Mail von deiner primären E-Mail Adresse ab und nicht von einem Alias.
  • Verwende als Anzeigename für deine E-Mail Adresse deinen echten Namen oder jenen der Praxis. Unterlasse hier „werbewirksames“ Auftreten.


Der Empfänger hat mir angeblich eine Antwort geschrieben - Die Antwort kommt bei mir nicht an! Warum?

Prinzipiell: Unser Service empfängt keine E-Mails. Es ist ein reines Versand-Service.

  • Um eine empfangene Nachricht zu lesen, mußt du dich bei deinem E-Mail Provider in dein E-Mail Postfach einloggen.
  • Eventuell kannst du eine Weiterleitung oder Benachrichtigung an eine vor dir regelmäßiger frequentierten E-Mail Adresse einrichten damit du sicher sein kannst, nichts zu übersehen.


Google verlangt ein App Passwort. Es funktioniert trotzdem nicht. Was soll ich tun?

Der Zugriff von Nicht-Google Apps auf das Google Mail Konto ist mit den Standard Google Zugangsdaten prinzipiell nicht erlaubt. Es muss ein eigenes „App Passwort“ der jeweiligen Google E-Mail Adresse zugeordnet werden und dieses Passwort beim SMTP-Versand verwendet werden; siehe hier: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=de

So weit, so gut … Wir haben Googles Regeln befolgt und trotzdem immer wieder festgestellt, dass der E-Mail Versand unserer App über das Google Konto geblockt wurde. Da funktioniert es - und auf einem anderen Gerät nicht. Gestern hat es noch funktioniert - und heute aus unerfindlichen Gründen nicht mehr. Das ist Googles Entscheidung - Es liegt nicht an uns.


FAQ SMS: Alle Fragen. Alle Antworten! :-)

Ich möchte das ARGE SMS Service starten, wie geht das?

1. Guthaben buchen:

2. Einstellungen:

  • Menü Bücher » Betriebsbuch » Einstellungen Abteil SMS
    • Erfasse deine Zugangsdaten, welche du von firmensms.at erhalten hast
    • Gegebenenfalls eine Absender-Kennung eingeben
    • Test-SMS senden
    • Fertig & sofort verwendbar!

3. Verwendung:

  • Du hast von diesen Stellen im Programm direkt und bequem Zugriff auf das SMS Service:
    • Patientenbuch: Erstelle eine individuelle Nachricht
    • Online Kalender: (Gerade in Arbeit)
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